Acta administrativa por ausencia laboral en México: cuándo procede y cómo levantarla sin errores

Una trabajadora o un trabajador que acumula más de tres faltas injustificadas en 30 días pone al patrón en posición de rescindir la relación laboral sin responsabilidad, y el acta administrativa por ausencia laboral es el documento que deja constancia de cada inasistencia y, sobre todo, el soporte probatorio que se lleva al Tribunal Laboral si el asunto se litiga.

¿Cuándo procede levantar acta por ausencia y bajo qué régimen?

Antes de levantar cualquier acta conviene confirmar que la conducta encaja en la causal y que el régimen legal es el correcto, porque un error de plano tira el caso.

Ámbito federal (LFT) frente al burocrático (LFTSE)

La causal de rescisión por ausencias vive en dos leyes distintas según quién sea el empleador. Para el sector privado y los organismos descentralizados con régimen federal aplica la Ley Federal del Trabajo, cuyo artículo 47, fracción X, permite rescindir cuando se acumulan más de tres faltas injustificadas en un periodo de 30 días. Para los trabajadores al servicio del Estado (burócratas federales, estatales o municipales, según corresponda) la regla equivalente está en el artículo 46 Bis de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. Las reglas procesales del artículo 800 LFT —incluida la ratificación del acta en juicio— solo se aplican en el fuero federal, es decir, ante los Tribunales Laborales federales o locales que aplican la LFT.

Requisitos indispensables para que opere la causal:

1. Existencia de un registro de asistencia confiable (checador, biométrico o listas firmadas).
2. Requerimiento previo de justificación al trabajador, con constancia de lo que respondió.
3. Que las cuatro faltas (la cuarta es la que completa el umbral) se concentren en 30 días corridos.
4. Que el aviso de rescisión se entregue dentro del mes siguiente a la cuarta falta, conforme al artículo 517 LFT.

Documentos y pruebas que debes tener listos antes de levantar el acta

El acta por sí sola no sostiene la rescisión: en juicio el patrón carga con la prueba de la inasistencia, y ese peso se reparte entre varios soportes. Sin registros de asistencia confiables, la causal es prácticamente indefendible.

Documentos mínimos que conviene tener integrados en el expediente antes de levantar la primera acta:

• Registros de asistencia del periodo (checador electrónico, huella, listas de asistencia firmadas o reportes del sistema de control).
• Constancias del requerimiento de justificación dirigido al trabajador (correo, mensaje, oficio firmado de recibido), con fecha y respuesta, si la hubo.
• Reglamento interior de trabajo y, en su caso, contrato colectivo o condiciones generales de trabajo, porque pueden mejorar el umbral a favor del trabajador (por ejemplo, exigir cinco faltas en vez de cuatro).
• Incapacidades expedidas por el IMSS o permisos concedidos, para acreditar qué días no cuentan como falta injustificada.
• Identificación oficial del trabajador (INE o CURP) y datos del puesto.
• Acta de cada falta levantada en su día, con inmediatez.

Sin registro de asistencia confiable, el acta termina siendo un papel sin contrapeso probatorio frente al Tribunal Laboral.

Cómo se cuentan los 30 días y qué excluye el cómputo

El plazo de los 30 días que fija el artículo 47, fracción X, de la LFT es corrido y se cuenta desde la primera falta injustificada, no por mes calendario. Esto significa que si la primera falta cae el día 5 de un mes, la ventana cierra el día 4 del mes siguiente, y solo dentro de ese intervalo se miran las inasistencias para llenar el umbral.

Lo que no entra al conteo:

• Incapacidades expedidas por el IMSS con folio y duración.
• Permisos otorgados por el patrón (con autorización escrita).
• Causas justificadas acreditadas (por ejemplo, cita judicial con constancia).
• Faltas que el trabajador justificó después de levantar el acta, siempre que la justificación se haya presentado y valorado conforme al procedimiento.

Fórmula práctica para verificar el umbral:

1. Tomar la fecha de la primera falta injustificada (día 0 del cómputo).
2. Sumar 30 días naturales hacia adelante; ese es el cierre de la ventana.
3. Listar las inasistencias ocurridas en ese intervalo.
4. Restar las que tengan justificación válida (incapacidad, permiso o causa acreditada).
5. Si el resultado es igual o mayor a cuatro faltas injustificadas, la causal del artículo 47, fracción X, LFT se completa.

Ejemplo con cifras: Laura, auxiliar administrativa en Guadalajara, tuvo estas inasistencias: 7, 9, 14 y 21 de octubre de 2024. Del 7 al 6 de noviembre hay 30 días corridos; las cuatro faltas caen dentro. Una quinta falta del 2 de noviembre también quedó injustificada, lo que refuerza la causal. El 3 de noviembre se le entregó el aviso de rescisión, dentro del mes que fija el artículo 517 LFT, con lo cual el despido justificado quedó blindado para juicio.

Paso a paso para levantar el acta sin errores

El acta debe levantarse con inmediatez, una por cada falta, y con todas las formalidades que después pedirá un Tribunal Laboral si el caso se litiga.

1. Levantar un acta por cada inasistencia el mismo día o al siguiente, en el lugar de trabajo y durante la jornada, con fecha y hora.
2. Describir de forma objetiva los hechos: fecha, hora, puesto, turno, registro de asistencia y motivo de la falta.
3. Notificar al trabajador y darle garantía de audiencia para que manifieste lo que convenga y, en su caso, presente pruebas; asentar su respuesta, incluso si se niega a firmar.
4. Llamar a dos testigos de cargo (a favor del patrón) y permitir que el trabajador señifique sus propios testigos de descargo.
5. Recabar firmas: del trabajador (o asentar su negativa), de los testigos, del representante patronal y de quien levanta el acta.
6. Entregar copia al trabajador en el acto y conservar el original con folio y sello.
7. Si el caso llega a juicio, la ratificación se desahoga ante el Tribunal Laboral federal o local que conozca del asunto, conforme al artículo 800 LFT, previa solicitud del oferente; si no se pide, la Junta no está obligada a ordenarla.

Cuando el trabajador confiesa fictamente los hechos del acta y no los desvirtúa con prueba en contrario, la ratificación resulta innecesaria.

Plazos fatales que no puedes dejar pasar

La inmediatez y el mes del artículo 517 LFT son la diferencia entre un despido justificado que se sostiene y una causal que el tribunal declara caduca.

• Inmediatez del acta: levantar el documento por cada falta lo más pronto posible; la demora injustificada debilita la prueba.
• Mes para rescindir (art. 517 LFT): un mes contado desde que el patrón conoce la causa, normalmente desde la cuarta falta; pasado ese plazo, la acción prescribe.
• Aviso de rescisión: debe entregarse por escrito al trabajador, señalando la causa o causas concretas y las fechas que las sustentan; la omisión de fecha o causa concreta es motivo de declaración de despido injustificado.

Recomendaciones finales: documenta cada ausencia desde el primer día, conserva los listados de asistencia por al menos un año, entrega siempre copia firmada al trabajador y, ante cualquier duda sobre el alcance de la causal o el régimen aplicable, consulta la PROFEDET para una asesoría gratuita o un despacho laboral en tu entidad.

Dudas frecuentes sobre el acta por ausencia laboral