Carta de término de relación laboral en México: modelo, qué incluir y cómo entregarla

¿Qué es y cuándo se usa la carta de término de relación laboral en México?

La carta de término de relación laboral es el documento que el patrón entrega al trabajador para dejar constancia escrita de la fecha en que termina el vínculo, la causa que lo origina y, en su caso, los montos que se le pagarán al cierre. Aunque la Ley Federal del Trabajo no la obliga en todos los casos, sirve como evidencia del fin de la relación y como constancia de preaviso escrito, algo que cuida mucho a la empresa si más tarde el trabajador reclama ante el Tribunal Laboral.

En la práctica se usa en dos grandes escenarios. El primero es la rescisión con causa justificada, prevista en la Ley Federal del Trabajo, cuando el trabajador incurre en faltas graves como faltas de probidad, violencia, daños intencionales o inasistencias injustificadas. El segundo es la terminación sin causa, también llamada despido injustificado, decisión estratégica del patrón por reestructura, bajo rendimiento o vencimiento de contrato, que genera indemnización constitucional. La diferencia es clave: con causa solo se pagan partes proporcionales y, si aplica, la prima de antigüedad; sin causa se suma la indemnización de tres meses y veinte días por año.

¿A quién le toca elaborarla y qué requisitos debe cubrir?

La carta la emite el patrón, por conducto del área de Recursos Humanos o del representante legal de la empresa. Antes de redactarla conviene tener listo un checklist mínimo para evitar impugnaciones:

• Relación laboral acreditada: contrato firmado, alta ante el IMSS y registros de nómina al día.
• Causal aplicable definida: identificar si hay causa justificada documentada o si se trata de terminación sin causa.
• Cálculo completo de pagos: sueldos devengados, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo proporcional y, según el caso, indemnización y prima de antigüedad.
• Expediente del trabajador actualizado: cartas de advertencia, actas administrativas, constancias de capacitación y cualquier soporte de la causal invocada.

Si la causal es justificada, también se recomienda tener actas administrativas previas firmadas por el trabajador y testigos. Si es sin causa, no hace falta acreditar motivo, pero sí conviene redactar la carta de forma neutral, sin expresiones que sugieran discriminación o represalia.

¿Qué datos y documentos debe contener la carta?

El documento debe ser claro, sin tecnicismos innecesarios, y reunir cuando menos los siguientes elementos:

1. Membrete de la empresa, lugar y fecha de expedición.
2. Nombre completo, RFC y, en su caso, número de seguridad social del trabajador.
3. Datos del patrón: razón social, RFC y domicilio fiscal.
4. Puesto desempeñado, área, fecha de ingreso y fecha efectiva de baja.
5. Causa o motivo de la terminación con su fundamento legal, o manifestación de que se trata de decisión del patrón sin responsabilidad para el trabajador.
6. Desglose de los conceptos a pagar: sueldos devengados, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo proporcional, finiquito y, cuando proceda, indemnización constitucional y prima de antigüedad.
7. Lugar y forma de entrega del pago, con fecha y medio.
8. Firma de ambas partes, espacio para acuse de recibo y, si el trabajador se niega a firmar, constancia levantada ante dos testigos.
9. Anexos: aviso de baja del trabajador ante el IMSS a través del SUA, Constancia de Situación Fiscal donde consten las retenciones de ISR y, si aplica, baja del SAR ante la AFORE correspondiente.

Como anexos de apoyo, pero no obligatorios, suelen entregarse la constancia de antigüedad laboral y la carta de no adeudo de materiales o equipo.

¿Cómo se calculan los pagos y las indemnizaciones?

El cálculo depende del tipo de terminación. Como regla general, en cualquier baja el trabajador tiene derecho a las partes proporcionales: sueldos devengados del último periodo, vacaciones devengadas y no disfrutadas con su prima vacacional, y aguinaldo proporcional al tiempo laborado en el año.

Cuando se trata de rescisión justificada, esos son los únicos conceptos, más la prima de antigüedad si el trabajador tiene quince años o más de servicio o si la relación se da por terminación bajo el supuesto de la ley que la contempla. La prima de antigüedad equivale a doce días por año de servicio, calculado sobre el salario base, con tope de dos veces el salario mínimo general elevado al año, conforme a los parámetros que fija la UMA y publica el INEGI cada año.

Cuando la terminación es sin causa, al finiquito se suman dos componentes de indemnización constitucional: tres meses de salario integrado y veinte días por cada año de servicio. El primero tiene un tope equivalente a tres veces la UMA elevada al año, y el segundo, un tope de doce veces la UMA elevadas al año. Ambos topes se calculan con el valor vigente de la UMA al momento del despido.

Los topes se actualizan cada año con la UMA del INEGI; consulta el valor vigente antes de cerrar el cálculo.

Ejemplo numérico con cifras en pesos

Supongamos a Karla, despidda sin causa en Monterrey tras 4 años con salario diario integrado de 683,33 pesos (unos 21.000 pesos al mes). Cálculo simplificado con UMA anual de referencia 43.773,30 pesos (MXN):

• 3 meses de salario integrado: 21.000 × 3 = 63.000 pesos (MXN).
• 20 días por año, 4 años: 683,33 × 20 × 4 = 54.666,67 pesos (MXN).
• Prima de antigüedad no aplica, porque tiene menos de 15 años y no se trata del supuesto legal.
• Partes proporcionales al momento de la baja (mes 8 del año, 14 días de aguinaldo proporcional, 6 días de vacaciones proporcionales): alrededor de 13.000 pesos (MXN).

Total estimado a pagar: unos 130.666,67 pesos (MXN), antes de ISR. El monto real depende del valor de la UMA vigente y del cálculo exacto de vacaciones y aguinaldo.

¿Cómo y dónde se entrega la carta?

La entrega puede hacerse de forma personal, con acuse de recibo firmado por el trabajador, o por conducto del Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral, o del Centro de Conciliación del estado donde se prestó el servicio. Si el trabajador se niega a recibirla, el patrón debe levantar constancia ante dos testigos o solicitar la notificación a través del organismo conciliador, para que surta efectos legales.

1. Notificación personal con acuse: se entrega la carta y el cheque o comprobante de transferencia, y se firma de recibido.
2. Entrega simultánea del pago final: el mismo día se paga el finiquito y, en su caso, la indemnización, descontando ISR cuando proceda.
3. Aviso de baja al IMSS: el patrón presenta el aviso mediante el SUA, en los formatos vigentes disponibles en el portal del IMSS.
4. Constancia de retenciones: se entrega al trabajador el comprobante fiscal donde consten los ingresos y retenciones del ejercicio, para su declaración anual ante el SAT.
5. Resguardo del expediente: la empresa conserva copia firmada de la carta, acuses, comprobantes de pago y bajas administrativas por al menos cinco años.

Si el trabajador no está de acuerdo con el monto o con la causal, puede solicitar asesoría gratuita en PROFEDET y, antes de demandar, debe pasar por el procedimiento de conciliación prejudicial ante el Centro de Conciliación federal o estatal que corresponda, según la reforma laboral vigente desde 2019. La demanda posterior se presenta ante el Tribunal Laboral del Poder Judicial competente.

El plazo para demandar la reinstalación o la indemnización derivada de un despido corre desde la fecha en que surte efectos la notificación, conforme a los términos que fija la Ley Federal del Trabajo. No lo dejes al último: mientras más pronta sea la entrega de la carta y del pago completo, más sólida será la defensa del patrón.

• Ley Federal del Trabajo
• Aviso de baja IMSS (SUA)
• Constancia de retenciones SAT
• Centro de Conciliación federal o estatal
• PROFEDET (asesoría gratuita al trabajador)
• Tribunal Laboral del Poder Judicial

Una carta bien redactada, con pago completo y notificación correcta, reduce al mínimo la probabilidad de llegar a juicio. Invierte tiempo en el cálculo, en los anexos y en la entrega: es la diferencia entre un cierre limpio y un litigio de meses.