- Qué es: el documento que deja constancia escrita de un hecho ocurrido en la rendición de cuentas o entrega-recepción del servicio público.
- Cuándo procede: conclusión del encargo, renuncia, jubilación, cambio de adscripción, destitución, suspensión, licencia, o creación o extinción de un área.
- Cómo se levanta: con citación previa de cinco días hábiles, formato FM1-FM4 según el área, y firma ante la Contraloría del TSJCDMX.
Qué es y cuándo procede levantar un acta circunstanciada administrativa
Aviso: Este contenido es únicamente informativo y educativo y no constituye asesoría jurídica ni profesional. Aunque procuramos utilizar legislación, jurisprudencia y fuentes oficiales vigentes en México, las normas, criterios, plazos y requisitos pueden cambiar o variar según cada caso y entidad federativa. No tomes decisiones legales, económicas o que puedan afectar tus derechos basándote únicamente en este artículo. Verifica la información relevante en fuentes oficiales como el DOF, Cámara de Diputados, SCJN y la autoridad competente, y consulta a un abogado o profesional calificado cuando tu situación lo requiera. Los ejemplos y cálculos son orientativos y pueden contener errores u omisiones.
Un acta circunstanciada administrativa es el documento que sirve para dejar constancia escrita de un hecho ocurrido durante un procedimiento de rendición de cuentas o de entrega-recepción en el servicio público. En el ámbito federal, la define el artículo 3, fracción I de los Lineamientos Generales para la regulación de los procedimientos de rendición de cuentas de la Administración Pública Federal como la constancia de algún hecho o circunstancia acontecido con motivo de esos procedimientos. En la Ciudad de México, el Tribunal Superior de Justicia y su Consejo de la Judicatura la regulan con los Acuerdos Generales 32-26/2019 y 17-31/2020.
Supuestos en los que es obligatoria
- Conclusión del encargo, separación o renuncia del puesto.
- Prejubilación o jubilación.
- Cambio de adscripción o comisión.
- Destitución, remoción, suspensión temporal o pérdida de confianza.
- Licencia, cese, puesta a disposición o ministerio de ley.
- Creación o extinción de un área, órgano o unidad.
Marco normativo: la diferencia entre el ámbito federal y el local (CDMX)
Conviene no confundirlos: la definición que circula en línea (publicada por un diccionario jurídico y basada en los Lineamientos federales de 2023-07-11) es federal, mientras que el procedimiento paso a paso que más se busca en México corresponde al Poder Judicial de la Ciudad de México, donde rigen el Acuerdo General 32-26/2019 y el Acuerdo 17-31/2020.
| Ámbito | Norma principal | Aplica a | Objetivo |
|---|---|---|---|
| Federal | Lineamientos Generales APF (publicados 2023-07-11), art. 3, fracc. I | Dependencias y entidades de la APF | Constancia de hechos en rendición de cuentas |
| Local CDMX | Acuerdos 32-26/2019 y 17-31/2020 del TSJCDMX | Personas servidoras públicas del PJCDMX | Entrega-recepción, separación, creación o extinción de áreas |
En México no existe una sola ley que regule el acta: la figura federal y la local de CDMX son primos, no gemelos.
Tipos de acta y cuál te corresponde levantar
El Acuerdo 32-26/2019 reconoce cinco tipos en el Poder Judicial de la Ciudad de México. Cada uno responde a un supuesto distinto y se llena con un formato oficial concreto.
| Tipo de acta | Supuesto | Artículos que lo regulan |
|---|---|---|
| Entrega-Recepción | Hay servidor público entrante y saliente | Arts. 2, fracc. I y 13 del Acuerdo 32-26/2019; arts. 11 y 12 del Acuerdo 17-31/2020 |
| Aclaración | La persona servidora pública reporta inconsistencias a la Contraloría | Arts. 2, fracc. IV y 38 del Acuerdo 32-26/2019; art. 19, fracc. V del Acuerdo 17-31/2020 |
| Administrativa | No hay contraparte que entregue, o se crea o extingue un área | Arts. 2, fracc. II y 14 del Acuerdo 32-26/2019; arts. 13, 14 y 15 del Acuerdo 17-31/2020 |
| Colectiva | Varias personas obligadas del mismo órgano o área dejan el cargo a la vez | Arts. 2, fracc. III y 16 del Acuerdo 32-26/2019; art. 16 del Acuerdo 17-31/2020 |
| Extinción o Cierre | Órgano jurisdiccional que se extingue por Acuerdo del Consejo de la Judicatura | Art. 17 del Acuerdo 17-31/2020 |
Acta de Entrega-Recepción
Procede cuando hay servidor público entrante y saliente; se usa con los formatos FM1, FM2, FM3 o FM4 según el área, y está regulada por el art. 2, fracc. I y art. 13 del Acuerdo 32-26/2019, así como por los arts. 11 y 12 del Acuerdo 17-31/2020.
Acta de Aclaración
Procede cuando la persona servidora pública reporta a la Contraloría inconsistencias detectadas durante la entrega-recepción. La regulan el art. 2, fracc. IV y art. 38 del Acuerdo 32-26/2019, y el art. 19, fracc. V del Acuerdo 17-31/2020.
Acta Administrativa
Procede cuando no hay contraparte que entregue, o cuando se crea o se extingue un área. Intervienen el titular del área, quien recibe y dos testigos; la Contraloría no asiste pero recibe un ejemplar. La regulan el art. 2, fracc. II y art. 14 del Acuerdo 32-26/2019, y los arts. 13, 14 y 15 del Acuerdo 17-31/2020.
Acta Colectiva
Procede cuando varias personas servidoras públicas obligadas del mismo órgano o área dejan el cargo de manera simultánea. Intervienen las personas entrantes, las salientes y la Contraloría. La regulan el art. 2, fracc. III y art. 16 del Acuerdo 32-26/2019, y el art. 16 del Acuerdo 17-31/2020.
Acta de Extinción o Cierre
La realiza la persona titular del órgano jurisdiccional que se extingue por Acuerdo del Consejo de la Judicatura; los asuntos y recursos pasan al órgano receptor. La regula el art. 17 del Acuerdo 17-31/2020.
Documentos, formatos oficiales (FM1-FM4) y personas que intervienen
El Poder Judicial de la Ciudad de México utiliza cuatro formatos oficiales según el área:
- FM1: áreas administrativas y de apoyo judicial.
- FM2: Secretaría(o) Proyectista de Sala o Juzgado, y Secretaría(o) Auxiliar de Secretaría(o) de Acuerdos.
- FM3: áreas judiciales.
- FM4: área judicial del Sistema Procesal Penal Acusatorio.
Las personas que intervienen cambian según el tipo de acta:
- Titular del área (en Aclaración, Colectiva y Extinción/Cierre).
- Persona servidora pública saliente (en Entrega-Recepción, Colectiva y, en su caso, Administrativa).
- Persona servidora pública entrante o quien recibe (en Entrega-Recepción, Colectiva y Administrativa).
- Dos testigos (en Administrativa; recomendable en el resto).
- Contraloría, que recibe un ejemplar y sus anexos en todos los tipos.
Cómo levantar el acta paso a paso y dónde se firma
El procedimiento ante el TSJCDMX sigue un orden claro. Estos son los pasos, con organismo y plazo:
frente a posibles observaciones de la Contraloría
0 – 0 MXN
- Citación previa: la persona saliente o la unidad correspondiente convoca con al menos cinco días hábiles de anticipación a quien recibe, testigos y, en su caso, a la Contraloría.
- Señalamiento de lugar, día y hora: se fija la sede oficial (oficina del área o sala del Consejo de la Judicatura para extinción), un día y una hora hábiles.
- Levantamiento del documento: se llena el formato FM1, FM2, FM3 o FM4 según el área, se hace un inventario de anexos y se narra el estado de los recursos.
- Firmas de todos los intervinientes: titular, quien entrega, quien recibe, dos testigos y, en Colectiva, la Contraloría.
- Integración de anexos: relación de archivos, sellos, equipos, llaves y, en su caso, observaciones.
- Entrega de ejemplares: un tanto para la persona saliente, otro para la entrante y uno más con anexos para la Contraloría, además del archivo del área.
Dónde se firma según el ámbito:
- Federal: en la dependencia o entidad de la APF correspondiente, ante el órgano interno de control.
- Local CDMX (Poder Judicial): en el órgano o área del Tribunal Superior de Justicia de la Ciudad de México, con la Contraloría del propio TSJCDMX como receptor del ejemplar.
Un ejemplo concreto: si una secretaría proyectista de un juzgado civil en la CDMX se jubila tras 25 años de servicio, debe levantarse un acta de Entrega-Recepción en formato FM2, con citación a su relevo, a la titular del juzgado, a dos testigos y a la Contraloría, en un plazo razonable de cinco días hábiles antes de la fecha de jubilación, dejando anexos de los expedientes pendientes y de la herramienta de trabajo.
«Como no hay contraparte que reciba, el acta administrativa no sirve para nada.»
El acta administrativa sí procede: se levanta cuando no hay quien reciba, o cuando se crea o extingue un área, con titular, receptor y dos testigos.
VS
Preguntas frecuentes sobre el acta circunstanciada administrativa
1. ¿En qué situaciones se levanta un acta circunstanciada en México?
Se levanta cuando un servidor público necesita dejar constancia escrita de un hecho que ocurre durante su jornada laboral y que no encaja en otro documento, como un accidente de trabajo, la negativa de un proveedor a recibir un documento, una falta administrativa leve o cualquier irregularidad detectada en el desempeño. Funciona como respaldo probatorio ante la patronal y, en su caso, ante el Tribunal Federal de Justicia del Trabajo.
Fuentes
- PoderjudicialcdmxTIPOS DE ACTAS – Intranet TSJCDMXconsultado el 08/08/2026
- DiccionariojuridicoActa Administrativa Circunstanciada – Diccionario Jurídicoconsultado el 08/08/2026