Acta administrativa por falta injustificada en México: cuándo procede y cómo levantarla correctamente

La acta administrativa por falta injustificada es el documento con el que el patrón deja constancia, en el momento, de cada inasistencia del trabajador. Sirve como prueba central si más adelante decides rescindir la relación laboral invocando la causal del artículo 47 fracción X de la Ley Federal del Trabajo, que permite el despido justificado cuando se acumulan más de tres faltas de asistencia sin justificación en un periodo de 30 días.

Este documento no lo exige la ley como un formato oficial, pero levantarlo bien marca la diferencia entre un despido que se sostiene en juicio y uno que termina en reinstalación o indemnización. Aquí te explico quién lo levanta, qué papeles tener listos, cuándo procede de verdad y cómo redactarlo paso a paso.

¿Quién debe levantar el acta y qué requisitos previos debe cubrir?

El acta la levanta el patrón, directamente o por conducto del representante legal o del jefe con facultades de dirección. Antes de asentar la primera falta, debes tener cubierta la cadena completa de la causal para no malgastar el documento.

• Sujeto activo: el patrón, su representante legal o el personal de Recursos Humanos o de dirección facultado para actuar. Si el centro de trabajo opera con administrador o gerente, cualquiera de ellos puede levantar el acta con testigo del área.
• Verificación de la causal: confirma que ya se rebasaron las más de 3 faltas injustificadas en un periodo de 30 días previsto en el artículo 47 fracción X de la Ley Federal del Trabajo. No basta con una sola falta aislada; necesitas acreditar el acumulado.
• Requisitos subjetivos: el trabajador debe estar subordinado, tener contrato vigente, no contar con justificación documental (incapacidad del IMSS, permiso autorizado o constancia oficial) y no estar protegido por fuero o licencia que suspenda la relación laboral, como maternidad o riesgo de trabajo.

Si cualquiera de estos tres requisitos falla, el acta puede existir pero no servir para rescindir.

Antes del acta, reúne estos documentos e información

Llegar al levantamiento con los papeles en la mano evita que el trabajador o la Junta te echen abajo la prueba por incompleta. La defensa laboral efectiva empieza por aquí.

• Registros de asistencia: checador electrónico, listas de firma, reporte biométrico o cualquier sistema confiable con fecha y hora.
• Contrato individual de trabajo y, en su caso, sus modificaciones, para acreditar la vigencia de la relación laboral.
• Reglamento interior de trabajo depositado ante el Tribunal Laboral o autoridad competente.
• Contrato colectivo de trabajo, si existe en la empresa, que puede fijar un umbral de faltas más favorable al trabajador.
• Identificación oficial vigente del trabajador (INE, pasaporte) y del personal que levanta el acta.
• Testigos disponibles: al menos dos personas que presenciaron o pueden acreditar la inasistencia (de cargo) y, en su caso, dos que puedan ser propuestos por el trabajador (de descargo).
• Formato del aviso de rescisión que se entregará junto con el acta, con fechas concretas de las faltas y el fundamento legal.

Tener todo esto listo reduce el margen de error y acorta los tiempos del procedimiento.

Cuándo procede el acta por falta injustificada (y cuándo no)

La regla operativa es la del artículo 47 fracción X de la LFT: a partir de la cuarta falta de asistencia injustificada dentro de un periodo corrido de 30 días, el patrón puede rescindir sin responsabilidad. La distinción con figuras parecidas es lo que define si el acta sostiene el despido o se cae.

No cuentan como falta, y por tanto no alimentan el contador de 30 días, las incapacidades expedidas por el IMSS, los permisos previamente autorizados por escrito, las licencias con goce de sueldo, los justificantes acreditados (citas médicas con constancia, Comparecencia oficial) y los días de descanso obligatorio. Si el justificante llega después, la falta se convierte en justificada y debes asentar en el acta que diste oportunidad de justificar y registrar la respuesta del trabajador.

El «más de 3 en 30 días» es un contador móvil, no un derecho a tres faltas libres cada mes.

Marco legal aplicable en México: regímenes federal y burocrático

México tiene dos rutas legales claras para levantar el acta, según el régimen del trabajador.

• Régimen privado federal: lo rigen los artículos 47, 517 y los preceptos probatorios 776, 780, 781, 784, 795, 796, 800, 802, 804, 805 y 810 a 812 de la Ley Federal del Trabajo. Aplica a trabajadores de empresas privadas, aun cuando el centro de trabajo esté en cualquier estado de la República.
• Régimen burocrático federal: lo rige el artículo 46 Bis de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. Aplica a quienes prestan servicios en dependencias federales, entidades paraestatales y, por extensión, a los trabajadores de confianza.
• Trabajadores estatales y municipales: se rigen por las leyes burocráticas de cada entidad federativa y por los reglamentos interiores de cada ente público. El acta se levanta con las mismas formalidades, pero el fundamento cambia; revisa la ley local de tu estado.

El artículo 800 de la LFT exige que, para que el acta tenga alcance probatorio pleno como despido justificado, se ratifique su contenido y firma ante el Tribunal Laboral por patrón, trabajador y testigos de cargo. Hay dos excepciones: cuando existe confesión ficta del trabajador no desvirtuada, o cuando ambas partes ofrecen el acta y aceptan su contenido aunque pretendan demostrar cosas distintas.

Cómo levantar el acta correctamente, paso a paso

El procedimiento que sigue Metalegal para levantar un acta administrativa con validez probatoria es este:

1. Convoca al trabajador en el momento en que se detecta la falta o a la mayor brevedad, con inmediatez. La dilución del tiempo debilita la prueba.
2. Asienta en el documento fecha, lugar y hora del levantamiento, así como los nombres de quienes intervienen.
3. Relata los hechos: fechas exactas de cada falta, forma en que se verificaron, registros de asistencia consultados y cualquier dato objetivo que respalde la inasistencia.
4. Da intervención al trabajador para que exprese lo que convenga a su derecho y, en su caso, presente pruebas. Deja constancia de que se le dio oportunidad de justificar y de lo que respondió.
5. Toma la firma de los testigos de cargo (a favor del patrón) y de los testigos de descargo que el trabajador quiera señalar.
6. Entrega copia legible del acta al trabajador en el acto o mediante notificación personal con acuse. La omisión de copia es la causa más común de reposición del procedimiento.
7. Si el acta es la base de la rescisión, acompáñala del aviso de rescisión con las fechas de las faltas, el fundamento del artículo 47 fracción X de la LFT y la entrega al trabajador dentro del mes que marca el artículo 517.

Ejemplo. Lucía, auxiliar administrativo en Querétaro, con sueldo de 13.300 pesos (MXN) mensuales, registró faltas los días 3, 5, 8 y 12 de junio de 2024. La primera falta cae el 3 de junio, así que el periodo de 30 días corre del 3 de junio al 2 de julio. La cuarta falta (12 de junio) ya excede el límite legal, y desde ese momento el patrón tiene un mes natural para ejecutar la rescisión. Si levanta el acta el 13 de junio, cita al trabajador, le da derecho de audiencia, asienta que no presentó justificante y firma con dos testigos de cargo, el documento queda listo para soportar el aviso de rescisión. Si el patrón deja pasar el mes y no actúa, la facultad de rescindir prescribe conforme al artículo 517 de la LFT.

Cierre práctico

Un acta administrativa por falta injustificada no es un trámite burocrático: es la columna vertebral de tu prueba si el trabajador demanda por despido injustificado. Levántala con inmediatez, respalda cada inasistencia con el registro de asistencia, respeta el derecho de audiencia y no dejes pasar el mes que fija el artículo 517. Cuando el caso llega al Tribunal Laboral, lo que se juzga es el papel que firmaste y la cadena de prueba que lo acompaña.

Si tu empresa opera en Querétaro o en otra entidad, vale la pena revisar el catálogo de servicios laborales que ofrece Metalegal, o bien explorar sus igualas jurídicas para mantener al día el procedimiento de rescisión.

Cuándo sí y cuándo no procede el acta: tabla de referencia

Aviso: el error que sale caro

Dejar pasar más de un mes entre la cuarta falta y el aviso de rescisión hace caducar tu derecho a despedir con esa causal. Si te tardas, el patrón puede terminar pagando indemnización constitucional por despido injustificado, además de salarios caídos.

Mito vs realidad

• Mito: «Con tres faltas ya puedo correr al trabajador».
• Realidad: la ley exige más de tres, es decir, a partir de la cuarta, contadas en un periodo corrido de 30 días. Tres faltas aisladas, por sí solas, no justifican la rescisión.

Cómo evoluciona el contador de 30 días

Para que el caso quede visualmente claro: si las faltas del trabajador se registran los días 1, 4, 9 y 17 de un mismo mes, la primera falta abre la ventana de 30 días corridos. Cualquier nueva falta injustificada que caiga dentro de esa ventana cuenta hacia el umbral de cuatro. Una falta número cinco ocurrida el día 28 del mismo mes confirma el exceso y, desde ese día, empieza a correr el mes que marca el artículo 517 de la LFT para emitir el aviso de rescisión. Pasado ese plazo sin actuar, la causal caduca y el patrón pierde la oportunidad de invocarla.

Preguntas frecuentes sobre el acta administrativa por falta injustificada