Carta de aceptación de renuncia en México: plantilla Word, qué debe decir y cómo llenarla

La carta de aceptación de renuncia es el documento con el que el patrón responde por escrito a una renuncia voluntaria, confirma la fecha en que termina la relación laboral y deja constancia de que pagará las prestaciones que correspondan. En México no la exige una ley con nombre propio, pero la建议你 tenerla para blindar el fin del vínculo: junto con la carta de renuncia firmada por el trabajador y el finiquito, cierra el expediente y baja mucho el riesgo de una demanda posterior.

Quién la firma y qué debe tener listo antes de redactarla

Antes de abrir Word conviene tener a la mano el expediente completo; redactarla sin papeles es el error que después se paga en la conciliación.

• Representante legal con facultades para despedir y contratar (administrador único, apoderado, director de RH); firma él, no el jefe directo.
• RFC del patrón (persona moral o física con empleados) tal como aparece en el portal del SAT.
• Carta de renuncia firmada por el trabajador, con fecha de presentación y firma autógrafa o electrónica avanzada.
• Identificación oficial vigente del trabajador (INE/IFE, pasaporte o cédula profesional).
• Último recibo de nómina timbrado ante el SAT y contrato individual de trabajo (o el último addendum si hubo cambios).

Antes de redactar, confirma si la relación se rige por la Ley Federal del Trabajo (aplicable en toda la República para trabajadores regidos por el artículo 123 constitucional apartado A) o por la legislación local de tu estado si el vínculo se rige por el apartado B (trabajadores al servicio del Estado). En la CDMX, por ejemplo, además de la LFT hay lineamientos locales que detallan notificación a la Junta Local. Si el trabajador está en el apartado B, la aceptación corresponde al área de Recursos Humanos del organismo público y se notifica a la dependencia, no al particular.

Elementos que debe llevar la carta y cómo llenar la plantilla en Word

La carta no requiere формат oficial, pero sí orden: lo que pongas mal aquí se va a leer palabra por palabra si el caso llega a un Tribunal Laboral.

Apartados del documento: del encabezado al cierre

La carta de aceptación NO es la carta de renuncia: una la firma el patrón y la otra el trabajador. Ambas deben quedar juntas en el expediente.

Pasos para bajar y completar la plantilla en Word

1. Descarga la plantilla del portal oficial de la STPS en formato .docx; si tu empresa usa plantilla interna, pídela al área legal.
2. Ábrela en Word y activa la pestaña Revisar → Restringir edición solo para no mover los campos fijos (membrete, número de oficio).
3. Sustituye los campos variables: nombre del trabajador, RFC del patrón, fecha de la renuncia, fecha efectiva, cargo y monto desglosado del finiquito (en MXN, sin comas fantasma).
4. Verifica con el jefe directo que la fecha efectiva coincide con la que dijo el trabajador en su renuncia; si difieren, ajusta antes de imprimir.
5. Imprime dos tantos iguales: uno para el trabajador (entregado con acuse de recibo) y otro para el expediente laboral.
6. Recoge la firma del representante legal y la del trabajador en ambos tantos, escanea el firmado y guárdalo en la carpeta del expediente con el resto de documentos de baja.

Pago al trabajador al firmar: cómo se calcula el finiquito

En la renuncia voluntaria el patrón paga finiquito, que es la suma de las partes proporcionales que el trabajador devengó hasta el último día. La base la da la propia Ley Federal del Trabajo, que distingue esta figura del pago por despido injustificado. La aceptación de la renuncia NO convierte al patrón en responsable de indemnización: si la renuncia es voluntaria y se acredita, solo se cubren las partes proporcionales.

Componentes del finiquito conforme a la LFT

• Salarios pendientes: días trabajados y no pagados del último período; se cubren a salario diario normal.
• Aguinaldo proporcional: 15 días de salario como mínimo (o más si la empresa otorga más); se calcula (días devengados en el año × salario diario / 365) × 15.
• Vacaciones proporcionales: 12 días desde el primer año (y la tabla de la LFT ya los escala con la antigüedad); la parte proporcional es (días trabajados desde el último aniversario / 365) × días de vacaciones que correspondan.
• Prima vacacional: 25 % sobre el monto de las vacaciones (mínimo legal; puede ser mayor si la empresa lo otorga).
• Prima de antigüedad: 12 días de salario por cada año de servicio cuando se tienen 15 años o más, o cuando el despido lo origina el patrón aunque la antigüedad sea menor.

Ejemplo numérico resuelto en pesos mexicanos

Imagina a Karla, 4 años en una empresa en Monterrey, salario diario de 480 MXN, que renuncia el 31 de mayo de 2025.

• Salarios pendientes del último período: 5 días × 480 MXN = 2.400 MXN.
• Aguinaldo proporcional (del 1 de enero al 31 de mayo = 151 días): (151 / 365) × 15 × 480 MXN = 2.977,53 MXN.
• Vacaciones proporcionales (le corresponden 14 días por 4 años según la tabla): (151 / 365) × 14 × 480 MXN = 2.778,08 MXN.
• Prima vacacional al 25 %: 2.778,08 × 0,25 = 694,52 MXN.
• Prima de antigüedad: no aplica (tiene menos de 15 años y la renuncia fue voluntaria).

Total finiquito Karla: 8.850,13 MXN. A esa suma se restan los impuestos a cargo del trabajador (ISR del finiquito, si procede) y se le suma cualquier adeudo del trabajador a la empresa ya conciliado.

En el finiquito por renuncia voluntaria NO entran indemnización constitucional (90 días), indemnización de 20 días por año ni salarios caídos: esos son propios del despido injustificado.

Plazos clave que aplican al patrón y al trabajador

Los plazos que aquí se manejan son los federales que fija la Ley Federal del Trabajo y los reglamentos del IMSS.

• Pago del finiquito: en el momento de la separación, salvo pacto en contrario; la costumbre es pagarlo el mismo día de la baja.
• Aviso de baja al IMSS: 5 días hábiles contados a partir de la fecha efectiva de la baja, a través del portal del IMSS-IDSE.
• Entrega de constancia de antigüedad y baja: al momento de la separación o dentro de los 5 días naturales siguientes.
• Prescripción de acciones del trabajador para reclamar diferencias: la LFT fija plazos distintos según la acción (sueldos, indemnizaciones, antigüedad); revisa el capítulo correspondiente porque el conteo corre desde que la acción pudo ejercerse.
• Conservación de documentos del expediente: 5 años como mínimo, alineado con las obligaciones fiscales ante el SAT.

Si el trabajador no la acepta o reclama un monto mayor

No tener carta de aceptación firmada deja al patrón en desventaja si el caso llega a juicio.

Árbol de decisión según la causa

• Trabajador conforme con la carta y el finiquito: firma ambos, recibe su pago y se da por terminada la relación.
• Pide un monto mayor al calculado: vuelve a la mesa de revisión y, si no hay acuerdo, lo siguiente es la conciliación.
• Alega despido encubierto: el trabajador asegura que fue presionado para renunciar; aquí cambia el problema porque deja de ser «renuncia voluntaria» y se discute un despido.
• Niega haber firmado su renuncia o la carta de aceptación: el patrón debe acreditar la firma y las circunstancias; el patrón tiene la carga de probar que la renuncia fue libre.

PROFEDET y Centro de Conciliación Local como primera instancia

Para asesorarse gratis, el trabajador puede acudir a la PROFEDET, que opera a nivel federal y resuelve dudas sobre montos, cálculos y rutas procesales. Si la relación se rige por la legislación local, el camino es el Centro de Conciliación del estado donde se prestó el servicio: en CDMX, Estado de México, Jalisco y Nuevo León operan con competencia territorial; en otras entidades el domicilio competente se determina por el lugar donde se prestó el servicio. Antes de presentar una demanda, la conciliación prejudicial es OBLIGATORIA.

Tribunal Laboral y, como último recurso, amparo indirecto

Si la conciliación no cierra el asunto, la demanda se presenta ante el Tribunal Laboral del Poder Judicial (federal o local, según competencia). El procedimiento es oral: se ofrece la demanda, se celebra una audiencia única donde se alegan excepciones, se desahogan pruebas y el Tribunal dicta laudo. Si la resolución es desfavorable, la parte perdidosa cuenta con 15 días hábiles para promover juicio de amparo indirecto ante un Juzgado de Distrito en materia laboral, conforme a la Ley de Amparo.

⚠️ Cuidado: si existe presión o testigos que acrediten que la «renuncia» no fue voluntaria, la autoridad laboral puede reclasificar el caso como despido y aplicar la indemnización constitucional correspondiente.

Preguntas frecuentes sobre la carta de aceptación de renuncia