Asesoría integral laboral en México: todo lo que tu empresa o patrón necesita resolver en un solo lugar

En México, un patrón no solo firma contratos: responde ante el IMSS, el INFONAVIT, el SAT y la STPS casi a la vez. Si te latezas una sola de esas cuatro ventanillas, la multa llega sola. Una asesoría integral laboral te ordena ese rompecabezas con la Ley Federal del Trabajo, la Ley del Seguro Social, la Ley del INFONAVIT y la Ley del ISR en la mano, y un calendario único de vencimientos para que tu empresa no quede a merced de un actuario.

A qué patrón aplica la asesoría integral laboral en México y qué alcance tiene

Aplica a todo patrón mexicano, llámese persona física con actividad empresarial, PYME de Guadalajara, restaurante en Monterrey, maquiladora en Ciudad Juárez o corporativo en la Ciudad de México. El sujeto obligado vive en el mundo federal: la Constitución (artículo 123, apartado A), la Ley Federal del Trabajo, la Ley del Seguro Social, la Ley del INFONAVIT y la Ley del ISR le fijan obligaciones parejas en los 32 estados. Lo que sí cambia conforme a la entidad es la ventanilla donde se litiga: la conciliación prejudicial corre en los Centros de Conciliación de cada estado, el Tribunal Laboral puede ser federal o local según el tamaño y la actividad del patrón, y la Junta de Conciliación y Arbitraje ya no recibe demandas nuevas desde la reforma laboral de 2019.

Una asesoría integral suele cubrir:

• Diagnóstico inicial de cumplimiento ante IMSS, INFONAVIT, SAT y STPS.
• Cálculo y timbrado de nómina, prestaciones y finiquitos.
• Defensa en visitas de inspector de la STPS y en auditorías del IMSS.
• Atención de conflictos individuales y colectivos, incluyendo la etapa de conciliación.

En pocas palabras: en México la ley laboral es federal, pero el tribunal y la conciliación se juegan en la cancha de tu estado.

Documentación obligatoria que el patrón debe reunir y conservar

Sin papeles al día, cualquier visita se convierte en sanción. El patrón debe tener un expediente por trabajador con todo lo que la Ley Federal del Trabajo enumera entre sus artículos 422 a 425, más los comprobantes del IMSS y del INFONAVIT. Sirve como escudo legal y como prueba en juicio.

• Contrato individual de trabajo (por escrito a partir de los 15 días, según la propia LFT).
• Recibos de nómina timbrados ante el SAT (CFDI de nómina) y comprobantes de pago.
• Reglamento Interior de Trabajo depositado ante la autoridad laboral competente.
• Políticas internas, actas administrativas y constancias de capacitación (incluida la NOM-035).
• Avisos de afiliación, altas, bajas y modificaciones salariales ante el IMSS, y recibos del SUA.
• Aportaciones patronales al INFONAVIT con sus avisos bimestrales.
• Actas de la Comisión de Seguridad e Higiene y constancias de capacitación de la STPS.

Recomendación práctica: digitaliza y respalda por al menos cinco años, porque ese es el plazo general de prescripción de las obligaciones patronales y fiscales que aplica en la mayoría de los casos tomando como base la LFT y el Código Fiscal de la Federación, ambos con texto vigente en el sitio de la Cámara de Diputados. Un archivo ordenado no solo evita multas, también acorta a la mitad una audiencia ante el Tribunal Laboral.

Cálculo de nómina, prestaciones de ley y finiquito en México

El aguinaldo mínimo es 15 días, pero en la práctica las empresas ofrecen 20 o 30 para no perder personal frente al vecino.

Ejemplo resuelto con cifras

Andrés, vendedor en la CDMX, percibe 12.000 pesos (MXN) mensuales brutos y un año cumplido. Calculemos:

1. Salario diario: 12.000 / 30 = 400 pesos (MXN).
2. Aguinaldo mínimo de 15 días: 400 × 15 = 6.000 pesos (MXN), pagadero antes del 20 de diciembre.
3. Vacacionales: 12 días según la tabla vigente de la LFT, con prima del 25 %: 400 × 12 × 1,25 = 6.000 pesos (MXN).

Suma de prestaciones anuales mínimas de Andrés: 12.000 pesos (MXN) por aguinaldo y vacaciones ya integradas en su mes corriente. Si lo despiden sin justa causa, ese cálculo se cruza con el de la siguiente sección.

Cálculo de la liquidación por despido injustificado

Cuando el patrón quiere correr al trabajador existe un camino limpio: la rescisión justificada de la LFT, documentada con un acta administrativa donde consten fecha, lugar, hechos y escuchado el trabajador. Si no existe acta o los hechos no encajan en las causales, el despido se presume injustificado y se paga liquidación.

La liquidación por despido injustificado se integra con tres conceptos:

• 3 meses de salario por concepto de indemnización constitucional.
• 20 días por cada año trabajado (prima de antigüedad).
• Proporcionales: salarios devengados, aguinaldo y vacaciones no cubiertas.

Ejemplo con cifras

María, cajera en Guadalajara con 4 años y 6 meses de servicio, gana 11.500 pesos (MXN) mensuales brutos. La liquidación quedaría así siguiendo los parámetros del artículo 48 constitucional y de la LFT:

1. 3 meses de indemnización: 11.500 × 3 = 34.500 pesos (MXN).
2. 20 días por año (4 años completos): 11.500 / 30 × 20 × 4 = 30.667 pesos (MXN).
3. Proporcionales del periodo extra (6 meses = 0,5 año para la parte proporcional de aguinaldo y vacaciones): lo que resulte de dividir sus meses del año en curso entre 12.

Si vas a correr a alguien, levanta el acta con hechos, fechas y testigos y entrégala en el momento. Sin acta no hay manera de acreditar la causal.

Otro punto que se le olvida a muchos patrones: la prima de antigüedad solo se vuelve obligatoria al cumplir 15 años o al despido justificado por alguno de los supuestos del artículo 162 de la LSS, pero en la liquidación por despido injustificado la jurisprudencia considera los 20 días por año como un derecho que se suma a los 3 meses, no que los sustituye.

Trámites del patrón ante IMSS, INFONAVIT, SAT y STPS: dónde y cómo se hacen

Altas, bajas, modificaciones salariales y SUA (IMSS)

1. Alta del trabajador: en el portal IDSE del IMSS, dentro de los plazos que la Ley del Seguro Social establece en sus artículos 15 y 16 (cinco días hábiles para afiliación inicial en general).
2. Bajas y modificaciones salariales: en el mismo IDSE, con su NSS y CURP del trabajador, reflejadas en el SUA del bimestre.
3. Pago del SUA: en línea con línea de captura o en ventanilla bancaria, dentro de los primeros 17 días naturales del mes siguiente al bimestre.

Aportaciones y avisos ante el INFONAVIT

1. Aportación bimestral del 5 % sobre el salario base de cotización, conforme a la Ley del INFONAVIT, art. 5.
2. Avisos de retención para créditos otorgados por el Instituto, con el comprobante bimestral.
3. Conciliación de cuotas cuando hay diferencias, en el portal del Instituto.

CFDI de nómina y retenciones ante el SAT

1. Cálculo del ISR retenido conforme al Título IV, Capítulo I de la Ley del ISR, artículos 93 a 99.
2. Timbrado del CFDI de nómina por cada trabajador, en el portal del SAT, a más tardar el día del pago efectivo.
3. Declaración anual informativa de sueldos y salarios, en enero siguiente al ejercicio.

Capacitación, normas oficiales y subcontratación (STPS)

1. Capacitación y adiestramiento: planes y programas registrados ante la STPS, según los artículos 153-A y siguientes de la LFT.
2. Normas oficiales: NOM-035 (factores de riesgo psicosocial), NOM-036 (trabajo en turnos) y la NOM-037 (teletrabajo).
3. Subcontratación: desde 2021 solo se permiten servicios especializados inscritos en el REPSE, conforme a los artículos 1004-A a 1004-C de la LFT, con el régimen vigente publicado en el Diario Oficial de la Federación.

Si tu empresa tiene menos de 50 trabajadores, hay cargas más ligeras, pero las cuatro ventanillas (IMSS, INFONAVIT, SAT y STPS) siguen siendo obligatorias desde el primer empleado.

Fórmula exprés para la indemnización de 3 meses, la que más se aplica en la práctica: indemnización constitucional = 3 × salario mensual bruto. La prima de antigüedad por despido injustificado se calcula como salario diario × 20 × años completos de servicio, y los conceptos proporcionales (sueldos, aguinaldo, vacaciones) se prorratean sobre los meses corridos del año en curso. Este es el ABC que cualquier asesoría integral debe tener resuelto en una hoja de cálculo antes de tu próxima audiencia en el Tribunal Laboral.

Lo que jamás debes hacer: despedir sin acta administrativa con fecha, lugar y hechos concretos, firmada por el trabajador o por dos testigos que den fe de la negativa a firmar. Esa sola omisión convierte una rescisión con causal en un despido injustificado y dispara la liquidación de 3 meses más 20 días por año. En la práctica, esa acta es la diferencia entre pagar una quincena y pagar más de 100.000 pesos (MXN) en la primera audiencia del juicio.

Referencias normativas y operativas del artículo

• Texto vigente de la Ley Federal del Trabajo
• Texto vigente de la Ley del Seguro Social
• Texto vigente de la Ley del INFONAVIT
• Texto vigente de la Ley del ISR
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
• Compilación de leyes federales vigente
• Portal del IMSS
• Portal del INFONAVIT
• Portal del SAT
• Portal de la STPS
• Comisión Nacional de los Salarios Mínimos

Preguntas frecuentes sobre asesoría laboral para patrones en México

¿Qué pasa si no tengo al trabajador dado de alta en el IMSS?

La afiliación inicial ante el IMSS es obligatoria desde el primer día laborado, conforme a la Ley del Seguro Social. Una visita del inspector o una denuncia del trabajador se traduce en pago retroactivo de cuotas, actualización, recargos y multa, además de la responsabilidad penal que aplique en casos graves.

¿Cuándo es obligatoria la conciliación antes de demandar?

En todos los conflictos individuales y colectivos desde la reforma laboral de 2019. Sin el acta de conciliación del Centro Federal o del Centro estatal correspondiente, el Tribunal Laboral no admite la demanda.

¿Cómo se calcula la liquidación por despido injustificado?

Con tres meses de salario constitucional, 20 días por año de servicio y los proporcionales de sueldos, aguinaldo y vacaciones del año en curso. El cálculo parte del salario mensual bruto y debe entregarse en el momento del despido o al ejecutoriarse la resolución.

¿Qué documentos son indispensables para acreditar la relación laboral?

Contrato individual, recibos de nómina timbrados, comprobantes del SUA, avisos al INFONAVIT y, cuando aplique, acta de la Comisión de Seguridad e Higiene. Todo conforma el expediente que la autoridad y el juez revisarán primero.

¿El outsourcing de personal sigue permitido?

No para actividades sustantivas del patrón. Desde 2021 solo se admiten servicios especializados inscritos en el REPSE, conforme a los artículos 1004-A a 1004-C de la LFT, con cumplimiento estricto de obligaciones fiscales y de seguridad social.

¿Cada cuánto se actualizan la UMA y los salarios mínimos?

La UMA la publica el INEGI cada año y los salarios mínimos los fija la CONASAMI también con periodicidad anual, con una zona diferenciada para la frontera norte. Mantenerte al día evita rangos de cotización fuera de tope y multas de la autoridad.