Carta de aviso de término de contrato en México: cuándo y cómo presentarla sin errores

La carta de aviso de término de contrato es el documento con el que el patrón comunica por escrito al trabajador que la relación laboral termina y, sobre todo, por qué. En México su marco es la Ley Federal del Trabajo (LFT), y cumple una doble función: notificar formalmente la decisión y servir como prueba si el asunto llega a juicio.

Conviene distinguir tres figuras que se confunden en la práctica: la rescisión con causa justificada, la terminación sin causa (despido unilateral) y el vencimiento natural del contrato. Cada una exige un aviso distinto, en un momento distinto, y con consecuencias económicas diferentes. Si te equivocas en la causal o en el plazo, lo que parecía un trámite administrativo se convierte en reinstalación o en salarios caídos.

A quién le toca y en qué casos procede la carta

El patrón es quien emite la carta; el trabajador es quien la recibe. Eso suena obvio, pero importa porque la obligación legal de entregarla recae en el patrón, y si no lo hace o lo hace mal, asume el costo. La PROFEDET puede orientar al trabajador, y el Centro de Conciliación Laboral y los Tribunales Laborales son las instancias donde se discute si el aviso estuvo bien hecho.

Casos en los que sí procede carta de aviso:

1. Rescisión con causa justificada (falta grave del trabajador).
2. Terminación unilateral sin causa (despido sin justificación).
3. Vencimiento de un contrato por obra o tiempo determinado, cuando se quiere documentar el cierre.

Casos en los que NO procede, o queda en suspenso:

1. Trabajadores con fuero (sindicalizados, embarazadas, en incapacidad por riesgo de trabajo), porque cualquier separación necesita resolución previa del Tribunal Laboral.
2. Trabajadores de confianza que ocupan puestos directivos, cuando se les nombra y separa libremente sin que aplique la reinstalación obligatoria.
3. Periodo de prueba: si vence sin avisar, se entiende que el trabajador fue aprobado y no se puede usar el «vencimiento» para cortarlo.

La carta no es un simple formalismo: es el documento que la Junta o el Tribunal Laboral van a revisar primero para decidir si el despido fue legal.

Rescisión con causa justificada

Cuando hay causa, el patrón debe entregar el aviso al momento mismo de la separación. No hay preaviso: la relación termina con la entrega. El aviso debe señalar la causa y los hechos concretos que la motivan, conforme a la LFT (artículo 47, según criterio de la PROFEDET). Si el trabajador se niega a recibirlo, el patrón debe notificar al Tribunal Laboral dentro de los cinco días hábiles siguientes.

Motivos típicos que la LFT reconoce como causa justificada:

1. Engaño con certificados o referencias falsos al ser contratado.
2. Faltas de probidad contra compañeros o contra el patrón.
3. Alteraciones de disciplina en el establecimiento.
4. Faltas injustificadas por más de tres días en treinta.
5. Dañar intencionalmente propiedades de la empresa.
6. Faltar a las normas de seguridad e higiene.

Terminación sin causa y vencimiento de contrato

Cuando no hay causa, el patrón debe avisar con treinta días naturales de anticipación. Si no da ese preaviso, paga una indemnización de tres meses de salario (arts. 48 y 49 de la Ley Federal del Trabajo). En cambio, cuando el contrato por obra o tiempo determinado llega a su fecha natural, la relación termina sin preaviso y solo se pagan las partes proporcionales.

Datos y documentos que debe llevar la carta

Una carta de aviso bien armada no se improvisa. Cada elemento cumple una función probatoria ante el Tribunal Laboral, y si falta alguno, la defensa del patrón se debilita.

1. Membrete o logotipo del patrón, con domicilio fiscal y RFC.
2. Lugar y fecha de expedición (ciudad y estado; en la CDMX la alcaldía correspondiente).
3. Identificación del trabajador: nombre completo, CURP, RFC, número de seguridad social (NSS), puesto y área.
4. Identificación del patrón o representante legal que firma.
5. Causal invocada con transcripción del artículo de la LFT (47, 48 o 53, según el caso).
6. Descripción de los hechos: fechas, lugares, nombres de testigos, documentos o registros que respaldan la causal.
7. Relación de prestaciones e indemnizaciones a pagar, con monto desglosado en pesos mexicanos (MXN).
8. Lugar, fecha y firma del patrón o representante legal.
9. Acuse de recibo del trabajador, o acta levantada ante dos testigos si rehúsa firmar.

Causal legal y hechos: lo que más se litiga

Citar el artículo de la LFT sin describir los hechos concretos es el error que más se repite y el que más cuesta. La jurisprudencia laboral es consistente en que la sola mención de la causal no basta: el patrón debe narrar cuándo, cómo y dónde ocurrió la falta. Sin hechos, la rescisión se declara improcedente y el trabajador puede elegir entre reinstalación o indemnización constitucional, esta última mucho más cara que los tres meses de salario de la terminación sin causa.

Cálculo de indemnizaciones y prestaciones que debe incluir

Las cifras que arrastra la carta salen de fórmulas fijas de la LFT. Lo primero es definir el salario base, que incluye sueldo, comisiones, prestaciones y cualquier percepción regular (art. 84 LFT). A partir de ahí se calculan los conceptos.

• Indemnización de tres meses: 3 × salario base mensual (arts. 48 y 49 fracc. IV LFT).
• Prima de antigüedad: 12 días de salario por cada año trabajado, solo si el trabajador tiene al menos 15 años de servicio o termina por causa justificada (art. 162 LFT). El tope histórico remite a la UMA vigente que publica el DOF; consulta ahí el valor actualizado del año en curso.
• Salarios caídos: desde la fecha del despido hasta la resolución, si el juicio se prolonga.
• Aguinaldo proporcional: mínimo 15 días al año (art. 87 LFT). Se calcula entre la fecha de ingreso y el último día laborado.
• Vacaciones proporcionales: mínimo 12 días desde el primer año, con incrementos por antigüedad según el art. 76 LFT.
• Prima vacacional: mínimo 25 % sobre el salario de vacaciones (art. 80 LFT).

Para topes y multas siempre se usa la UMA (Unidad de Medida y Actualización), cuyo valor anual publica el Diario Oficial de la Federación y cambia cada año. El salario mínimo general lo fija la CONASAMI; la cifra oficial vigente está en su portal.

Ejemplo numérico de indemnización completa

Lourdes trabajó cuatro años en una empresa de Guadalajara como analista administrativa, con un salario mensual de 18.000 MXN y prestaciones completas. La despidieron sin causa y sin preaviso.

1. Indemnización de 3 meses: 3 × 18.000 = 54.000 MXN.
2. Prima de antigüedad (aplica por despido sin causa al tener menos de 15 años, el patrón la paga voluntariamente para blindar el finiquito): 12 días × 4 años = 48 días; salario diario = 18.000 / 30 = 600 MXN; total = 48 × 600 = 28.800 MXN.
3. Aguinaldo proporcional (8 meses del año en curso): mínimo 15 días/365 × 240 días = 9,86 días; 9,86 × 600 = 5.913 MXN.
4. Vacaciones proporcionales (tras 4 años, mínimo 16 días): 16/365 × 240 = 10,52 días; 10,52 × 600 = 6.312 MXN.
5. Prima vacacional (25 % sobre vacaciones): 0,25 × 6.312 = 1.578 MXN.

Suma aproximada del finiquito: 54.000 + 28.800 + 5.913 + 6.312 + 1.578 = 96.603 MXN, antes de impuestos y sin contar salarios caídos si el juicio se alarga. Las cifras redondean el cálculo y pueden variar según el periodo exacto y el salario base que la empresa reporte ante el IMSS.

Cómo entregar el aviso y ante quién notificarlo

La entrega correcta del aviso es lo que cierra el círculo. Si el patrón avisa pero no puede probarlo, el aviso no existió para efectos del juicio.

1. Preparar dos tantos de la carta, con todos los datos del punto anterior.
2. Entregar el aviso de manera personal al trabajador en su domicilio o centro de trabajo, de preferencia con testigos.
3. Solicitar que firme de recibido; si acepta, archivar una copia con la firma autógrafa.
4. Si rehúsa firmar, levantar acta circunstanciada ante dos testigos que identifiquen al trabajador, fecha, hora y negativa.
5. Dentro de los 5 días hábiles siguientes, acudir al Tribunal Laboral competente (federal o local, según la jurisdicción) y presentar copia del aviso con la constancia de negativa.
6. Guardar el acuse sellado por el Tribunal como prueba plena de que el aviso fue puesto en conocimiento del trabajador.

La notificación al Tribunal puede hacerse en los Tribunales Laborales del Poder Judicial Federal o en los locales, según dónde se prestó el servicio. El procedimiento cambió con la reforma laboral de 2019: las Juntas de Conciliación y Arbitraje ya no reciben demandas nuevas, y el camino es conciliación prejudicial ante el Centro de Conciliación y luego demanda ante el Tribunal Laboral.

Cuando el trabajador se niega a recibir el aviso

Si el trabajador no quiere recibir la carta, el patrón debe levantarlo en un acta con dos testigos y notificar al Tribunal Laboral competente dentro de los 5 días hábiles posteriores al intento de entrega. La notificación se hace entregando copia del aviso y copia del acta al Tribunal, con acuse sellado. El Tribunal corre traslado al trabajador y el aviso surte efectos desde el día siguiente a la notificación oficial. Pasado ese plazo sin notificar, el despido se presume sin causa y se pierden los efectos del art. 47 LFT.

Plazos clave y lo que pasa si se vencen

• Preaviso de 30 días naturales en terminación sin causa (art. 48 LFT).
• Entrega inmediata del aviso en rescisión con causa (art. 47 LFT).
• Notificación al Tribunal Laboral dentro de 5 días hábiles si el trabajador rehúsa el aviso.
• 2 meses para que el trabajador promueva demanda por reinstalación o indemnización (prescripción conforme al art. 516 LFT, con las reglas actuales tras la reforma procesal de 2019, vigente desde 2020).

Si el patrón se pasa de cualquiera de estos plazos, las consecuencias son directas: en rescisión con causa, se cae al régimen de terminación sin causa con su indemnización más cara; en terminación sin causa, se duplica el pago del preaviso omitido. Por eso la carta debe quedar lista antes de separar al trabajador, no después.

La primera vez que un patrón redacta una carta de aviso suele sentirse con las manos libres para poner lo que quiera. La realidad es la contraria: cada palabra la va a leer un Tribunal Laboral, y los huecos se pagan. Revisar la Ley Federal del Trabajo antes de firmar, revisar la UMA vigente en el DOF, y revisar el nombre exacto del Tribunal que te toca, son los tres pasos que evitan el grueso de los problemas.