Carta de despido en Word: cómo hacerla en México paso a paso y sin errores

Una carta de despido bien hecha en México es, ante todo, un documento con identidad jurídica: identifica a las partes, explica el motivo y deja constancia de la fecha de separación. Es el soporte que avala que la terminación de la relación laboral ocurrió dentro del marco federal que regula el trabajo en el país: la Ley Federal del Trabajo, cuyo artículo 47 enumera las causales por las que un patrón puede dar por terminada la relación laboral sin responsabilidad de su parte.

Aclarar esto desde el inicio importa porque en México conviven dos grandes tipos de despido:

• Despido justificado: cuando el trabajador incurre en alguna causal del artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo. No genera indemnización, solo pago de prestaciones devengadas.
• Despido injustificado: cuando el patrón decide terminar la relación sin causa comprobable. Conforme a la propia Ley Federal del Trabajo, obliga al pago de indemnizaciones (tres meses de salario, veinte días por año y, en algunos supuestos, salarios caídos).

Qué es la carta de despido en México y qué ley la regula

La carta de despido es el documento escrito mediante el cual el patrón comunica al trabajador la terminación de la relación laboral y le notifica la fecha exacta en que surte efectos. Funciona como prueba documental de que el aviso se entregó y de que se invocaron las razones que, en su caso, justifican la decisión.

El marco aplicable es federal: la Ley Federal del Trabajo, en su artículo 47, describe las causales de rescisión sin responsabilidad para el patrón, entre ellas:

• Engaño con certificados o referencias falsas al ser contratado.
• Faltas de probidad, honradez o buena fe hacia el patrón, su familia o compañeros.
• Alteraciones de disciplina en el establecimiento.
• Faltas injustificadas por más de tres días en un periodo de treinta días.
• Acudir al trabajo bajo influencia de drogas o bebidas embriagantes.
• Sentencia ejecutoriada que imponga pena de prisión.

El despido injustificado, en cambio, no se invoca por una causal: lo decide el patrón y activa el pago de las indemnizaciones previstas en la propia Ley Federal del Trabajo.

Requisitos y datos obligatorios que debe llevar el documento

Una carta de despido en México que omitan alguno de estos elementos puede ser declarada improcedente por la autoridad laboral.

Datos indispensables

• Nombre completo del trabajador (tal como aparece en su identificación oficial).
• Nombre o razón social del patrón (persona física o moral) y, en su caso, RFC.
• Causales del despido o motivo de la terminación, narradas de manera clara y verificable.
• Fecha de separación, es decir, el día a partir del cual queda extinguido el vínculo laboral.

Datos complementarios que blindan la carta

• Lugar y fecha de emisión del documento.
• Domicilio del patrón y del centro de trabajo.
• Puesto, salario y antigüedad del trabajador.
• Detalle de las cantidades que se entregan como finiquito (aguinaldo, vacaciones, prima vacacional).
• Espacio para que el patrón firme y para el acuse de recibido del trabajador.

Si falta cualquiera de los cuatro elementos indispensables, el despido puede declararse improcedente.

Finiquito: cómo se calculan aguinaldo, vacaciones y prima vacacional proporcionales

Cuando el despido es justificado conforme al artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo, el patrón únicamente debe cubrir las prestaciones devengadas, conocidas como finiquito. Si el despido es injustificado, a estas cantidades se suman las indemnizaciones previstas en la propia ley.

Fórmula general

• Aguinaldo proporcional: se divide el total anual (quince días como mínimo, conforme a la Ley Federal del Trabajo) entre trescientos sesenta y cinco y se multiplica por los días trabajados desde el último aguinaldo.
• Vacaciones proporcionales: se calculan según los días de vacaciones que correspondan por antigüedad y el tiempo laborado en el año en curso.
• Prima vacacional: conforme a la Ley Federal del Trabajo, mínimo veinticinco por ciento del salario correspondiente a los días de vacaciones.

Ejemplo: trabajador despedido el 30 de junio con seis meses laborados

En este ejemplo, un trabajador despedido tras seis meses recibiría aproximadamente 5.000,00 pesos mexicanos como finiquito, sin indemnización porque el despido se sustentó en una causal del artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo.

Cómo redactar la carta paso a paso en Word

Redactar la carta en un archivo .docx es la opción más práctica: permite editar, reutilizar y archivar el documento.

1. Abre un documento nuevo en blanco en Microsoft Word (.docx).
2. Configura el formato del documento tal como se describe más adelante.
3. Redacta los bloques de texto en el orden indicado.
4. Inserta una tabla para desglosar el finiquito.
5. Deja espacio para firmas y línea de acuse.
6. Guarda como .docx y exporta una copia en PDF para archivo.
7. Imprime por duplicado para firma presencial.

No utilices plantillas de otros países, ya que pueden incluir conceptos como la indemnización por despido improcedente con cálculos distintos al marco mexicano.

Formato del documento en Word: página, márgenes y tipografía

• Tamaño de hoja: carta (21,59 cm × 27,94 cm), el estándar en México.
• Márgenes: 2,5 cm en todos los lados.
• Tipografía: Arial o Times New Roman de 11 o 12 puntos.
• Interlineado: 1,5.
• Extensión: una sola página, dos como máximo.

Bloques que debe tener el texto de la carta

1. Encabezado: nombre o razón social del patrón en la parte superior.
2. Lugar y fecha de emisión.
3. Destinatario: nombre completo del trabajador.
4. Cuerpo: motivo del despido con cita de la causal, cuando aplique.
5. Fecha de separación.
6. Desglose de finiquito o, en su caso, mención de indemnizaciones.
7. Línea para firma del patrón, firma del trabajador y acuse de recibido.

Entrega, firma del trabajador y actuación si se niega a firmar

La entrega de la carta es un paso crítico para acreditar que el aviso se realizó conforme a la ley.

1. Imprime el documento por duplicado en un solo acto.
2. El patrón firma ambos originales antes de la entrega.
3. Entrega un original al trabajador y conserva el otro en el expediente.
4. El trabajador firma de recibido en el original que conserva el patrón; ese acuse es la prueba principal de la entrega.
5. Si el trabajador se niega a firmar, recaba la firma de dos testigos (preferentemente empleados del centro de trabajo) en el original que conserva el patrón, asentando la negativa del trabajador.
6. Guarda el documento firmado, junto con cualquier comprobante de pago del finiquito, durante al menos cinco años.

Si el trabajador se niega a recibir o firmar la carta, la firma de dos testigos deja constancia de que la entrega se intentó en tiempo y forma, lo cual protege al patrón ante una eventual demanda.

Una vez entregada la carta, el siguiente paso natural es verificar que el finiquito se haya calculado correctamente y que las partes cuenten con sus copias firmadas. Si el trabajador considera que la rescisión no se sustentó en una causal válida, el camino legal vigente desde la reforma laboral de 2019 es la conciliación prejudicial ante el Centro de Conciliación correspondiente y, posteriormente, la demanda ante el Tribunal Laboral.

Para asesoría gratuita, el trabajador puede acudir a la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo (PROFEDET), que acompaña y representa sin costo en conflictos laborales federales y, en su caso, orienta sobre los Centros de Conciliación estatales.

Dato clave: conforme a la Ley Federal del Trabajo, el aguinaldo mínimo es de quince días de salario y debe pagarse antes del veinte de diciembre. Si el despido ocurre antes de esa fecha, el patrón está obligado a cubrir la parte proporcional.