Arrendamiento de persona moral en México: requisitos, contrato y obligaciones fiscales

Arrendamiento de persona moral en México: requisitos, contrato y obligaciones fiscales

Cuando una empresa (persona moral) renta un inmueble en México —oficinas, bodega, local comercial, departamento amueblado— entran en juego reglas fiscales federales muy claras: quién retiene, cuánto, cómo se factura y dónde se declara. La parte sustantiva del contrato, en cambio, se rige por el Código Civil de cada entidad, así que no es lo mismo firmar en la Ciudad de México que en Jalisco o Nuevo León. Esta guía te lleva de la mano por los requisitos previos ante el SAT, las cláusulas mínimas del contrato, el cálculo de retenciones de ISR e IVA, el timbrado del CFDI y la elección del régimen fiscal que debe respetar la empresa respecto del arrendador persona física.

¿A qué persona moral le aplica este esquema y qué debe tener listo?

Entra al esquema cualquier persona moral mexicana (SA de CV, SAS, SC, AC, SAPI, etc.) que figure como arrendataria —paga la renta y debe retener ISR al arrendador— o como arrendadora —emite CFDI y declara los ingresos—. Si la empresa es la arrendadora, debe estar dada de alta en el Régimen General de Ley ante el SAT.

Checklist del perfil que entra al esquema:

• Actividad económica y objeto social que permita la operación de arrendamiento (compraventa, prestación de servicios, manufactura, etc., según lo inscrito en actas).
• RFC activo y sin suspensión en el SAT; domicilio fiscal actualizado y verificable.
• e.firma vigente (antes firma electrónica avanzada) para timbrar y presentar declaraciones.
• Alta en el régimen fiscal correcto: 601 General de Ley si es arrendadora persona moral; si es arrendataria, basta con estar activa y al corriente.
• Cuando el arrendador es persona física, contar con su constancia de situación fiscal reciente para conocer el régimen en que tributa (Régimen de Arrendamiento o RESICO) y aplicar la retención que corresponda.
• Identificación oficial vigente del representante legal que firma.

Si falta cualquiera de estos puntos, el SAT puede considerar no deducible la renta y, además, la empresa se queda sin comprobante para acreditar el gasto.

Documentos del contrato de arrendamiento y del CFDI de renta

El contrato es de orden estatal y la fiscalidad del comprobante es federal. Esa separación es clave: lo que firmas se rige por el Código Civil de tu entidad, y el CFDI 4.0 se rige por la Ley del IVA y la Ley del ISR, vigentes en todo el país.

Cláusulas mínimas del contrato:

• Identificación plena de las partes: razón social, RFC, representante legal y domicilio fiscal de la persona moral; nombre, RFC y CURP del arrendador persona física.
• Descripción del inmueble: dirección completa, metros cuadrados, número de cuenta predial y, si aplica, matrícula del Registro Público de la Propiedad.
• Destino del inmueble (oficinas, local comercial, bodega, casa habitación amueblada), porque de eso depende si hay IVA.
• Monto mensual de la renta en pesos mexicanos, fecha de pago y forma de pago (transferencia SPEI, cheque nominativo).
• Vigencia con fecha de inicio y término, y condiciones de renovación o terminación anticipada.
• Garantía y depósito en garantía: monto, dónde se deposita y cómo se devuelve al terminar el contrato.
• Uso del inmueble, prohibición de subarrendar y obligación de pagar servicios (luz, agua, predial).

Datos obligatorios del CFDI 4.0 que la persona moral arrendataria o arrendadora debe revisar:

• RFC del arrendador y de la arrendataria correctos.
• Régimen fiscal del arrendador: 605 si tributa en Régimen de Arrendamiento o 626 si tributa en RESICO.
• Código postal del domicilio fiscal del receptor y del lugar donde se ubica el inmueble cuando difieren.
• Uso de CFDI que corresponda (gasto en general, deducciones, etc.) y método de pago.
• Si la renta se cobra en parcialidades, hay que timbrar un CFDI con el complemento de pagos por cada cobro.

La fiscalidad del CFDI es federal, pero la forma del contrato depende del Código Civil de tu entidad; en CDMX, Estado de México, Jalisco y Nuevo León hay diferencias en fianzas, plazos de aviso y tratamiento del depósito.

Cálculo de retención de ISR e IVA en la renta

La retención de ISR la aplica la persona moral arrendataria sobre el monto de la renta antes de IVA, y depende del régimen en que tribute el arrendador persona física:

• Régimen de Arrendamiento: retención de ISR del 10% sobre la renta sin IVA.
• RESICO: retención de ISR del 1.25% sobre la renta sin IVA.

El IVA se comporta distinto según el uso del inmueble, y eso confunde a muchas empresas:

• Renta de inmueble sin muebles para vivienda: exenta de IVA (uso de suelo habitacional, sin amueblar).
• Renta de inmueble amueblado o destinado a oficina, local comercial o bodega: IVA del 16% sobre la renta, trasladable y acreditable para la arrendataria.

Ejemplo numérico. Karla renta a Inmuebles del Centro, SA de CV, un departamento que usará como oficina amueblada. Renta mensual: 25.000 pesos (MXN). El arrendador persona física tributa en Régimen de Arrendamiento.

1. Base gravable para retención: 25.000 pesos (MXN).
2. Retención de ISR (10%): 25.000 × 10% = 2.500 pesos (MXN) — el arrendador recibe menos esa cantidad.
3. IVA trasladado (16%): 25.000 × 16% = 4.000 pesos (MXN) — la arrendataria lo paga y lo acredita.
4. Total a pagar por la arrendataria: 25.000 + 4.000 = 29.000 pesos (MXN).
5. Lo que efectivamente recibe el arrendador: 25.000 − 2.500 = 22.500 pesos (MXN) más la devolución mensual de IVA si aplica.

Si el mismo departamento se rentara sin muebles y para casa habitación, no habría IVA: la arrendataria pagaría 25.000 pesos (MXN) y la retención seguiría siendo 2.500 pesos (MXN) si el arrendador está en Régimen de Arrendamiento.

Cómo timbrar el CFDI y dónde declarar las retenciones ante el SAT

El timbrado se hace en línea, ante el SAT o un PAC autorizado. La declaración de las retenciones retenidas también se presenta en línea ante el SAT en la declaración mensual de ISR.

Pasos para timbrar el CFDI de renta:

1. Reunir los datos fiscales del arrendador (RFC, régimen fiscal 605 o 626, código postal, CURP si es persona física) y de la persona moral (RFC, domicilio fiscal, uso de CFDI).
2. Capturar el comprobante en el portal del SAT (Factura fácil o el portal de un PAC autorizado como Facturama) con los datos anteriores y el monto de la renta en pesos mexicanos.
3. Si la renta se cobra en parcialidades, añadir el complemento de pagos por cada SPEI recibido, indicando fecha y monto del pago.
4. Timbrar el CFDI y entregar copia digital al arrendador. Conservar el archivo XML y PDF mínimo 5 años.
5. Entregar al arrendador persona física una constancia de retención con el monto de la renta, la retención de ISR aplicada (10% o 1.25%) y el periodo, para que la presente en su declaración anual.
6. Acumulary declarar las retenciones en la declaración mensual de ISR ante el SAT, en el rubro de retenciones a personas físicas por arrendamiento.

Si la persona moral no retiene, no podrá deducir la renta y el SAT podría considerarla como un gasto no comprobable.

Régimen fiscal del arrendador persona física: Arrendamiento vs. RESICO

La persona moral no elige el régimen del arrendador: lo respeta. Para saber qué retención aplicar, revisa la constancia de situación fiscal que el arrendador emite desde el portal del SAT. La calculadora de arrendamiento ayuda a estimar tanto la retención como la utilidad neta del arrendador.

En resumen práctico: si la constancia dice 605, la persona moral retiene 10%; si dice 626, retiene 1.25%. Forzar un porcentaje distinto al declarado es un error fiscal recurrente que el SAT detecta fácilmente al cruzar CFDIs y declaraciones.

¿Qué pasa si el arrendador no quiere dar su constancia de situación fiscal?

La persona moral puede negarse a timbrar el CFDI mientras no reciba el documento, ya que sin él no puede acreditar la retención correcta. Es buena práctica pedir la constancia al inicio de la relación y renovarla cada vez que el arrendador cambie de régimen, algo que se refleja en las tablas de RESICO y en los estímulos del Régimen de Arrendamiento que el propio SAT publica.

¿Puedo deducir la renta si la persona moral paga en efectivo?

No. Para que la renta sea deducible, el pago debe estar bancarizado y respaldado por un CFDI con complemento de pagos cuando proceda, de acuerdo con lo que señala el Código Fiscal de la Federación.

¿Cada cuánto se debe revisar el régimen del arrendador?

Cada vez que el arrendador renueve su constancia de situación fiscal o cambie de régimen, lo cual ocurre al menos una vez al año o cuando el SAT lo notifique. La declaración anual de personas físicas es un buen momento para confirmar el régimen en que tributa el propietario del inmueble.